Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República

Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República

      Con el propósito de regular el funcionamiento de las instituciones del sector público, la Corte de Cuentas de la República como ente contralor del Estado, ha emitido las normas técnicas de control interno que incluye normas generales, de recursos humanos, sobre bienes y servicios, financieras, de sistemas automatizados y de inversión pública. Específicamente las normas financieras incorporan las aplicables a presupuestos, tesorería y contabilidad gubernamental.

 

       Estas normas se constituyeron con el propósito de fomentar la buena administración de sus recursos y el cumplimiento de leyes y otras regulaciones aplicables y promover la transparencia, eficiencia, efectividad y economía en la ejecución de las operaciones técnicas, administrativas y financieras del Estado.

 

 Normas sobre las clasificaciones presupuestarias

      En el clasificador presupuestario de Ingresos y Gastos se reconocerán los tres niveles de clasificación presupuestaria, de las cuentas de agrupación presupuestarios estarán asociados contablemente a las cuentas de los subgrupos Deudores Monetarios y Acreedores Monetarios. Las cuentas y objetos específicos presupuestarios estarán asociados contablemente a las contra cuentas que registren los derechos o compromisos monetarios devengados, como resultado de los incrementos o disminuciones en las inversiones, financiamiento de terceros y obligaciones propias (Ingresos y Gastos de Gestión)

 

      Los rubros de agrupación presupuestaria de Ingresos que comprenden los objetos específicos que se individualizan en cada caso, se asociaran a las cuentas del sub grupo de deudores monetarios. Los rubros de agrupación presupuestarios de Egresos, que comprenden los objetos específicos que se individualizan en cada caso, se asocian a las cuentas contables del sub grupo de acreedores monetarios.

 

Normas sobre agrupaciones de datos contables

      En el sub sistema de Contabilidad Gubernamental, los hechos económicos deberán agruparse de acuerdo con los requerimientos de información de apoyo al proceso de toma de decisiones. La Dirección de Contabilidad Gubernamental establecerá las agrupaciones que tendrán el carácter de obligatorias en los diseños contables institucionales. Lo anterior, es sin perjuicio que en el diseño de los sistemas contables institucionales se puedan ampliar o incorporar codificaciones propias de los requerimientos de información interna. Las agrupaciones de datos de carácter obligatorio estarán clasificadas en dos grupos: aquellas destinadas a identificar hechos económicos de igual naturaleza y las asociadas a una cuenta contable en particular.

 

     En la primera se encuentran las codificaciones de identificación institucional, agrupación operacional, tipo de movimiento, fuente de recursos, proyectos o grupos de proyectos, área de gestión, etapa del proyecto, ubicación geográfica y actividad especial; en la segunda las agrupaciones por estructura presupuestaria ( unidad presupuestaria, líneas y sub líneas de trabajo), fuente de financiamiento, agrupación de costos productivos, centros de responsabilidad y los elementos relativos al compromiso presupuestario, en los casos que corresponda. No obstante lo anterior el uso de los datos de agrupación contable deberá responder al Proceso Administrativo Financiero y a los requerimientos de información institucional.

 

Normas sobre Transferencias de Fondos

     Todo derecho a percibir recursos monetarios, como parte de la gestión financiera institucional, independientemente del momento de la recepción, inmediata o futura, deberá contabilizarse el devenga miento en cuentas del sub grupo Deudores Monetarios, de acuerdo con la naturaleza del hecho económico. Todo compromiso de pagar recursos monetarios como parte de la gestión financiera institucional, independientemente del momento de la erogación, inmediata o futura, deberá contabilizarse el devenga miento en cuentas del sub grupo Acreedores Monetarios, de acuerdo con la naturaleza del hecho económico.

 

 Normas sobre Bienes de larga duración

      Los bienes muebles o inmuebles de larga duración adquiridos con el ánimo de utilizarlos en las actividades administrativas o productivas de carácter institucional, como también aquellos que forman parte de las inversiones en proyectos, deberán contabilizarse como inversiones en bienes de uso al valor de compra más todos los gastos inherentes a la adquisición, hasta que el bien entre en funcionamiento. No obstante, aquellos bienes muebles cuyo valor de adquisición individual sea igual o inferior a seiscientos dólares ($ 600.00), deberán registrarse en cuentas de Gastos de Gestión.

 

      La Dirección General de Contabilidad Gubernamental, podrá al inicio de cada ejercicio contable, actualizar los valores de compra aplicando la variación del Índice de Precios al Consumidor del año inmediatamente anterior, desfasado en un mes. Las instituciones que por razones de sus actividades requieran aplicar criterios diferentes a los establecidos en estas normas, deberán someterlos a la aprobación de la Dirección General.

 

 

Normas sobre Inversiones en Proyectos

      Los desembolsos imputables a proyectos o grupos de proyectos deberán registrarse según la naturaleza de la operación y en armonía con los objetos específicos de la clasificación presupuestaria de egresos. El costo contable de los proyectos o programas estará conformado por todos aquellos desembolsos inherentes a éstos. Las adquisiciones de bienes muebles o inmuebles de larga duración con cargo a proyectos, que al finalizar la ejecución quedarán formando parte de los recursos institucionales, incrementarán anualmente el costo contable en el monto de la depreciación de dichos bienes.

 

      El costo contable de los proyectos que por sus objetivos o características no están destinados a la formación de un bien físico final, como aquellos relacionados con obras en bienes de uso público, deberá aplicarse a Gastos de Inversión Pública contra la cuenta de complemento respectiva, simultáneamente con la contabilización del hecho económico. Al 31 de diciembre de cada año, el costo contable deberá trasladarse a la subcuenta Costo Acumulado de la Inversión de cada proyecto, excepto las cuentas que representan las adquisiciones de bienes muebles e inmuebles de larga duración, las cuales tendrán el saldo acumulado hasta que se liquide contablemente el proyecto respectivo.

 

Normas sobre retenciones de impuestos

 

      Retenciones por servicios eventuales

     Las instituciones obligadas a llevar contabilidad que efectúen retenciones de impuestos por prestaciones de servicios profesionales de carácter eventual, de conformidad con las Leyes Tributarias vigentes, deberán considerar el monto a enterar en arcas fiscales dentro del pago de la obligación principal y traspasar a la cuenta Depósitos por Retenciones Fiscales. El movimiento contable se efectuará en la oportunidad que sea cancelado el compromiso por los servicios recibidos. El entero de los fondos en la Dirección General de Tesorería, deberá efectuarse en las fechas establecidas para tal efecto, como un movimiento de intermediación de fondos.

 

      Retenciones por servicios permanentes

     Las instituciones obligadas a llevar contabilidad que efectúen retenciones de impuestos por prestaciones de servicios de carácter permanente, fundamentalmente por concepto de salarios u otros, deberán reflejar el compromiso de los fondos a enterar en arcas fiscales en la misma cuenta de Acreedores Monetarios que se registre la obligación principal e identificarlo dentro de la cartera de acreedores respectiva, de conformidad con la norma contable establecida al efecto.

 

 Normas sobre depreciación de bienes de larga duración

      La depreciación corresponde a la pérdida de valor que experimentan los bienes de larga duración, como consecuencia del uso y desgaste, accidentes, agentes atmosféricos u otros factores de carácter económico, cuyo efecto se reflejará en la contabilidad mediante una depreciación periódica o acelerada, destinada a prorratear el monto contable del bien en el tiempo estimado de vida útil. Las instituciones que en razón de sus propias actividades requieran aplicar criterios de depreciación distintos al establecido por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, deberán someterlos a éste, asimismo, cuando circunstancias especiales ameriten una depreciación acelerada del valor contable de determinados bienes. En los casos que disposiciones legales fijen criterios diferentes, deben ser puestos en conocimiento previo de la Dirección General, los procedimientos de cálculo que serán aplicados.

 

 

      Método de Depreciación

       Los bienes mueble o inmuebles destinados a las actividades institucionales y productivas, deberán depreciarse anualmente aplicando el método de depreciación basado en el cálculo lineal o constante. La vida útil de los bienes se determinará de acuerdo con la siguiente tabla.

 

 Bienes Factor anual Plazo

        Edificaciones y obras de infraestructura 0.025 40 años. Maquinaria de producción y Equipo de Transporte 0.10 10 años. Otros Bienes Muebles 0.20 5 años. Los bienes muebles e inmuebles provenientes de años anteriores, deberán amortizarse en el número de meses o años de vida útil que les resta. Las adquisiciones efectuadas en el curso del ejercicio contable, se amortizaran en la proporción mensual de permanencia en la actividad institucional o productiva.

       En la determinación del monto a depreciar, deberá calcularse un porcentaje del 10% al costo de adquisición de los bienes, el que se considerará como valor residual o valor de desecho; lo anterior, sin perjuicio de mantener un control físico de los bienes al término de la vida útil, en tanto continúen prestando servicio en las actividades institucionales o productivas. La depreciación se contabilizará utilizando el método indirecto, reflejando en cuentas de complemento la depreciación acumulada, y el efecto económico se traspasará al grupo 83 Gastos de Gestión, con excepción de las situaciones referidas al grupo 25 Inversiones en proyectos o programas, en que se deberá aplicar la norma establecida al efecto, o bien se integre a los costos de producción de bienes o servicios.

 

Normas sobre el cierre y apertura de cuentas

 

      Las instituciones del sector público incorporadas al sistema de contabilidad

gubernamental, deberán al 31 de diciembre de cada año, antes de obtener los estados contables definitivos, saldar las cuentas de Ingresos y Gastos de Gestión, trasladando el valor en libros a la fecha de cierre, a la cuenta Resultado del Ejercicio Corriente. En las instituciones facultadas por disposiciones legales para distribuir los resultados del año anterior, deberán en el curso del primer semestre del ejercicio siguiente a la generación de éstos, distribuir el saldo de la cuenta Resultado de Ejercicios Anteriores de acuerdo con las regulaciones establecidas al efecto.

 

       Las instituciones que no dispongan de facultades legales para distribuir los resultados del año anterior, deberán al 30 de junio del ejercicio siguiente a la generación de éstos, traspasar el saldo de la cuenta Resultado del Ejercicio Corriente a la cuenta Resultado de Ejercicios Anteriores. Al 1 de enero de cada año, las cuentas de los títulos Recursos, Obligaciones con Terceros y del grupo Patrimonio Estatal, que al 31 de diciembre del año anterior reflejaron saldos deudores o acreedores, deberán ser registrados como movimientos de apertura en los mismos conceptos contables del ejercicio finalizado.

 

 Normas sobre control interno contable institucional

 

      Documentación del sistema contable

    Las entidades obligadas a llevar Contabilidad Gubernamental deberán mantener en las unidades contables, en un lugar de fácil acceso y a disposición de los usuarios, un ejemplar del manual contable institucional aprobado y sus modificaciones; un compendio de las interpretaciones técnicas, propias de situaciones institucionales, que afecten el análisis de la información contable; y, la reglamentación de los procedimientos administrativos para el manejo de los recursos financieros institucionales.

 

     Además, deberá poseer un ejemplar del Manual del Sub sistema de la Contabilidad Gubernamental, y copia de las resoluciones modificativas comunicadas por la Dirección General, cuando no corresponda a la última versión oficial; y, una recopilación de los instructivos y circulares impartidas por la Dirección General, destinados a regular el funcionamiento de la Contabilidad Gubernamental.

 

      Contabilización de hechos económicos

 

    Los hechos económicos diariamente se deberán contabilizar en el registro de Diario, por orden cronológico, quedando estrictamente prohibido diferir las anotaciones. Asimismo, periódicamente deberán mayo rizarse los movimientos contables.

 

      Registros contables en medios computacionales

      Las entidades incorporadas al Sub sistema de Contabilidad Gubernamental, al término de cada jornada laboral, deberán actualizar los archivos maestros y editar el registro de Diario en formatos prenumerados e impresos, en tanto no se dispongan se emplearán hojas sueltas numeradas correlativamente. Al término de cada mes, conjuntamente con el cierre operacional, se deberán editar el registro de Mayor y un Balance de Comprobación. Los registros de Diario, Mayor y Balance de Comprobación, conjuntamente con una constancia escrita de aprobación de los datos por el Contador, deberán ser empaquetados o encuadernados mensualmente.

 

      Registros Auxiliares

         Las cuentas de Recursos y Obligaciones con terceros que muestren saldo deudores o acreedores permanentes o que las normas contables lo establezcan, deberán ser controlados en registros auxiliares que incluyan datos de identificación, tanto de carácter general, origen de los movimientos, como cargos y abonos de las operaciones registradas. Los saldos de los registros auxiliares deberán ser conciliados, continuamente, con las cuentas de mayor respectivas.

 

      Validación anual de los datos contables

      Durante el ejercicio contable, periódicamente, será obligatorio que los saldos de las cuentas de recursos y obligaciones con terceros se encuentren debidamente respaldados en conciliaciones bancarias, circularizaciones de saldos, inventario físico de bienes o cualquier otro medio de validación que asegure la existencia real de los recursos disponibles y compromisos pendientes de carácter institucional.

 

      Archivo de documentación contable

      Las autoridades institucionales, conjuntamente con el contador, deberán adoptar las medidas administrativas y condiciones óptimas de seguridad para el resguardo de la documentación, registros y todo otro antecedente de respaldo de las rendiciones de cuentas e información contable. Los antecedentes incorporados al archivo deberán disponer de medios de identificación y ubicación que permita el fácil acceso, debiendo permanecer por los plazos establecidos en la Ley Orgánica de Administración Financiera.

 

      Información de apoyo a la toma de decisiones

     Las unidades contables deberán evaluar permanente los requerimientos de información, tanto de las autoridades administrativas institucionales como usuarios externos a fin de generar reportes con efectividad y economía, dentro de los límites de disponibilidad real de datos. Los contadores tendrán la obligación de informar con el carácter de extraordinario, como apoyo al proceso de toma de decisiones de las autoridades responsables de la conducción financiera institucional, toda desviación detectada u observada en relación con el comportamiento de las políticas, planes y programas institucionales y de Gobierno.

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